Zawieranie umowy nie zawsze wymaga (a nawet najczęściej nie wymaga) udziału prawnika. Umowy bezpośrednio spisywane przez jej strony zawierane są w życiu codziennym bardzo często, np. w sytuacji wynajmu mieszkania, udzielenia pożyczki, sprzedaży samochodu, roweru czy innego przedmiotu, wykonania remontu itp.
Bez względu na rodzaj świadczeń i cel, w którym została zawarta, każda umowa powinna zawierać obligatoryjne elementy, które pozwolą na uniknięcie wszelkich niedomówień, a także odpowiednio zabezpieczą interesy obu stron. Praktyka bowiem pokazuje, iż umowa ma prawdziwe znaczenie wtedy, gdy “coś idzie nie tak”.
Obligatoryjne elementy umowy to:
➡ Oznaczenie rodzaju umowy, czyli określenie czego dotyczy umowa – sprzedaży, wynajmu, pożyczki, wykonania określonych prac. W sytuacji, gdy strony nie są pewne, jak sformułować oznaczenie rodzaju umowy, dopuszczalne jest pozostawienie określenia Umowa, ponieważ to i tak zapisy szczegółowe będą rozstrzygać o jej charakterze.
➡ Oznaczenie daty i miejsca zawarcia umowy.
➡ Oznaczenie stron umowy. Należy przy tym pamiętać, że podanie samego imienia i nazwiska stron może przysporzyć nam problemów w razie sporu sądowego, zatem strony należy oznaczyć w sposób nie budzący wątpliwości, podając obok imienia i nazwiska (bądź nazwy podmiotu) jej miejsce zamieszkania lub siedzibę, numer PESEL lub dowodu osobistego, w przypadku zaś firmy – numer NIP prowadzonej działalności gospodarczej lub nr KRS spółki.
➡ Oświadczenia stron, czyli informacje o stanie faktycznym podawanym przez strony, mające znaczenie przy zawieraniu umowy, czyli np. oświadczenie, że strona pozostaje / nie pozostaje w związku małżeńskim, oświadczenie, że lokal który wynajmuje jest wolny od wad lub oświadczenie, że dysponuje wiedzą, doświadczeniem i narzędziami umożliwiającymi wykonanie remontu.
➡ Określenie wzajemnych świadczeń stron, czyli najważniejszy fragment umowy, mający fundamentalne znaczenie przy ustalaniu przepisów Kodeksu Cywilnego, odnoszących się do tej umowy w przypadku sporu.
➡ Określenie sposobu spełnienia tych świadczeń, stanowiące rozwinięcie punktu poprzedniego, np. wskazanie terminu płatności ceny, terminu wydania przedmiotu umowy lub wskazanie materiałów i sposobu wykonania remontu.
➡ Zabezpieczenie sposobu spełnienia świadczeń przez strony, poprzez np. określenie zobowiązania strony do zapłaty na rzecz drugiej kary umownej w razie nienależytego wypełnienia umowy lub opóźnienia.
➡ Określenie odpowiedzialności stron, np. z tytułu rękojmi oraz / lub gwarancji.
➡ Określenie czasu trwania umowy, w przypadku np. prac budowlanych lub porządkowych.
➡ Określenie sposobu rozwiązania umowy – w szczególności chodzi o sytuacje, gdy zachodzi konieczność jednostronnej czynności, np. w przypadku nierozpoczęcia prac lub braku płatności za wynajem.
➡ Postanowienia końcowe, czyli porządkujące, np. określenie ilości podpisanych umów lub sposobu ewentualnego rozszerzenia / zmiany zakresu umowy, ustalonego przez strony w trakcie jej trwania.